Jokainen varmasti tietää omasta työstä ne ikävät hommat, jotka toistuvat joka kerta samanlaisina ja vievät aikaa kaikelta niin sanotusti järkevältä. Esimerkkeinä voidaan mainita tiedon siirtäminen eri järjestelmien välillä ja määrämuotoisten lomakkeiden käsittely. Niitä töitä, jotka on pakko tehdä, mutta jotka hidastavat työtä. Mitäpä jos työpaikkasi automatisoisi ne? 2000-luvulta lähtien työelämässä on otettu valtavaa digitaalista loikkaa eteenpäin. Kukaan ei varmasti tähän päivään mennessä ole voinut välttyä esimerkiksi chatbotin kanssa keskustelulta. Tekoäly on nykyään hyvin kehittynyttä, eikä yksinkertaisessa keskustelussa chatbotin kanssa voi aina olla varma puhuuko botin vai ihmisen kanssa.

Yksi helpommista keinoista automatisoida työtehtäviä on ohjelmistorobotiikka, Robotic Process Automation, josta käytän tässä postauksessa jatkossa lyhennettä RPA. Olen itse omassa työssäni päässyt tekemään laajasti töitä RPA-kehityksen kanssa, vaikken ole koskaan itse koodannut robottia. Olen tehnyt testaamista, prosessimäärittelyä sekä kuvannut vaatimuksia RPA:n toiminnalle, jotka kaikki ovat merkittävässä roolissa suhteessa siihen, että kuinka onnistunut RPA-hanke lopulta on. Kerron nyt lyhyesti tarkemmin siitä, mitä RPA:lla oikein tarkoitetaan ja mitä hyötyjä siitä on.

Kuva: Unsplash, Alex Knight

Mikä ihmeen RPA?

Kun puhutaan ohjelmistorobotiikasta, saatetaan helposti kuvitella, että kyseessä on IT-maailman ilmiö. Nopeatempoisella IT-alalla voi olla jossain määrin helpompi tehdä digiloikkia ja ottaa uusia teknologioita käyttöön, mutta RPA soveltuu kaikenlaiseen tekemiseen toimialasta riippumatta. Kaikessa asiantuntijatyössä on noita edellä mainitsemiani toistuvia ja rutiininomaisia työtehtäviä, jotka voi siirtää RPA:lle tehtäväksi. Laskujen käsittely maksettuihin tai maksamattomiin on yksi vaihtoehto, tai vaikkapa asiakaspalautteen lajittelu eri kategorioihin. Siinä missä perinteisessä linjatyössä robotit tekevät ihmisten sijaan esimerkiksi kokoonpanoa, voi myös kaikessa tieto- ja asiantuntijatyössä automatisoida tehtäviä

RPA ei ole alariippuvainen teknologia, mutta sillä on tietyt rajansa, jotka määrittävät sen, millaisten tehtävien automatisointiin se sopii. Yleensä kyseessä ovat nimenomaan nämä yksinkertaiset ja useasti samanlaisina toistuvat työvaiheet, joita alan asiantuntija on tehnyt. Mitä yksinkertaisemmasta työvaiheesta on kyse, sitä helpommin sen saa siirrettyä RPA:lle. Kyseessä on usein yksi osa laajempaa prosessia, mutta sitä merkittävästi hidastava.

Mieti esimerkiksi tilannetta, jossa yrityksen laskutuksessa työskentelevän asiantuntijan vastuulla on seurata reskontraa sekä tehdä tarvittaessa reklamaatioihin perustuvia hyvityksiä. Reklamaatiot käsitellään varsinaisesta laskutusjärjestelmästä erillisessä järjestelmässä eikä järjestelmien välillä ole mahdollista siirtää tietoa API-rajapintojen avulla. Asiantuntija avaa käsiteltävän laskun ja kopioi asiakkaan sekä laskun tiedot toiseen järjestelmään. Kopioimisen sijaan hän voisi esimerkiksi merkitä halutun laskun ennaltamääritellyllä tavalla, jolloin merkintä antaisi syötteen RPA:lle, joka hoitaisi tietojen kopioimisen minuutissa. Asiantuntija pääsisi aloittamaan reklamaatiokäsittelyn paljon nopeammin.

RPA:n ei siis ole tarkoitus korvata ihmistä koko prosessista, vain tietystä osasta. RPA tekee toistuvat työtehtävät, jolloin ihmiselle jää aikaa kaikkeen muuhun, siihen mikä tuottaa arvoa. RPA:n voi kuvitella työskentelevän ihmisen työkaverina. Se tyyppi, joka ei valita näistä tylsistä tehtävistä, vaan tekee ne joka kerta tehokkaasti ja virheettömästi.

Hyötyjä ja haittoja

RPA:n ehdoton hyöty verrattuna ihmiseen on nopeus. Tietyn työvaiheen tekemiseen ihmiseltä saattaa kulua kymmeniä minuutteja, mutta RPA tekee sen minuutissa. Tämä säästää valtavasti aikaa ja mahdollistaa esimerkiksi asiakkaan nopeamman palvelun. Jos asiakas on jättänyt palveluntarjoajalle viestin ja jotain omia tietojaan, kuten asiakasnumeron, RPA voi hakea asiakastiedot valmiiksi tapauksen käsittelyä varten.

Nopeuden lisäksi RPA tekee töitä taukoamatta. Omassa työssäni kohtaamille ohjelmistoroboteille on usein määritelty tietty aikaikkuna, milloin ne toimivat (esimerkiksi klo 6-18 ja ajo tunnin välein), mutta mikään ei estä sitä, että RPA työskentelisi ympäri vuorokauden, jos tilanne vaatii. Tämä voi olla hyvä useissa 24 tuntia vuorokaudessa toimivissa valvontakeskuksissa. RPA ei kaipaa taukoja eikä lomia.

RPA tekee työnsä myös virheettömästi. Siinä missä ihmisen ongelmana on yhä useammin nykyajan työelämässä kiire ja sen aiheuttamat huolimattomuusvirheet, nämä eivät kosketa RPA:ta. Se toimii joka kerta samalla tavalla. Kun kyseessä on samanlaisena toistuva työtehtävä, RPA tekee sen kerta toisensa jälkeen samalla tavalla ilman virheitä.

Neljäs RPA:n tuottama hyöty on, ettei se vaadi muutoksia yrityksen omaan infrastruktuuriin. (Tosin RPA käyttää samoja järjestelmiä kuin ihminen, joten samat käyttöoikeudet se vaatii kuin mitkä ihmisellä on kyseisiin järjestelmiin.) Tällöin kannattaa pitää yrityksen tietohallinto tai siitä vastaava taho tietoisena siitä, että RPA käyttää järjestelmää. Järjestelmään mahdollisesti tuleva muutos saattaa rikkoa RPA:n toiminnan, jos näitä asioita ei osata huomioida.

Kuva: Creative Commons, by betsyweber

Eikö kuulostakin hyvältä? Kaikista hyödyistä huolimatta RPA:ssa on omat riskinsä. RPA ei osaa ajatella itse, joten sille ei kannata yrittää siirtää liian monimutkaisia työtehtäviä. Prosessin pitää olla pureksittu selkeästi auki, jotta voi varmistua siitä, kannattaako tehtävän automatisointi. Ei ole tarkoitus, että manuaalinen prosessi siirretään paikasta A paikkaan B. Olen itse ollut mukana suunnittelemassa RPA:ta, joka päätettiin hylätä juuri sen vuoksi, ettei se olisi tuottanut siltä odotettua hyötyä.

Mainitsin edellisessä kappaleessa, että RPA ei osaa ajatella itse, mikä aiheuttaa hankaluuksia prosessista poikkeavissa tapauksissa. Entä jos RPA ei löydä asiakastietoja tai jotain kohdetta ei pysty käsittelemään? Riskinä on, että RPA jää tekemään hakua uudestaan ja uudestaan eikä mikään enää etene. Tällöin kannattaa pohtia tarkkaan, että miten RPA toimii virhetilanteissa. RPA voi esimerkiksi lähettää nimetylle käsittelijälle sähköpostin, että se ei pystynyt käsittelemään tietuetta, tai merkitä johonkin kenttään, että tämä vaatii ihmisen toimenpiteitä. Nämä antavat merkin siitä, että RPA kohtasi ongelman, ilmoitti siitä ihmiselle ja siirtyi eteenpäin.

Miten RPA:n saa käyttöön?

Mainitaan vielä erillisenä hyötynä, että RPA on suhteellisen helppo ottaa käyttöön, sillä se ei vaadi syvällistä osaamista ohjelmoinnista. Yksi maailman suosituimmista RPA-ohjelmistoista on UI Path, joka perustuu graafiseen käyttöliittymään. Käytännössä RPA:lle kerrotaan napit ja kentät, mitä sen pitää missäkin järjestelmässä käyttää.

Vaikka RPA-kehitys ei yleensä kestä kauaa, siinäkään ei kannata poiketa ohjelmistokehityksen eri vaiheista. On tärkeää käydä kohta kohdalta läpi, mitä RPA:n pitää tehdä. Tämä ei aina ole helppoa, sillä ihminen toimii autopilotilla ja tietää eri vaiheet, ne vain saattaa olla vaikea selittää auki ymmärrettävästi. Jos yksikin vaihe unohtuu, se saattaa estää koko RPA:n toimimisen kunnolla. Itse suosittelen tähän vaiheeseen myös prosessin laajempaa mallinnusta, sillä se auttaa yritystä ymmärtämään paremmin nykytilaa ja pohtimaan, voisiko prosessia muokata laajemminkin järkevämmäksi.

Kehitystyö vaatii aina myös testaamista. Devaajat tekevät omat testinsä omassa ympäristössä, mutta yhtä tärkeää on varmistaa RPA:n toiminta myös tuotannossa tai tuotantoa vastaavassa ympäristössä. Näin saadaan bugit kiinni ja varmistettua, että RPA tekee tehtävänsä kuten pitääkin. Hyvän testaamisen ansiosta on RPA:han on vielä mahdollista tehdä pieniä muutoksia ennen tuotantoonvientiä. Nopeimmillaan RPA-projekti voi olla vietynä läpi muutamassa viikossa. Jo heti ensimmäisestä ajosta lähtien RPA säästää aikaa ja alkaa tuottaa yritykselle arvoa.

Lopuksi

Digitalisaatio muuttaa työelämää nopeasti ja muutoksissa voi olla vaikea pysyä mukana. Etenkin nykyään kuulee jatkuvasti eri puolilta, miten kiire vaivaa töiden tekemistä. Työtehtävien automatisointi vapauttaa aina väistämättä aikaa, kun rutiinitehtäviä ei tarvitse enää tehdä. Parhaimmillaan RPA parantaa myös työtyytyväisyyttä ja -hyvinvointia, kun kiire helpottaa edes vähän. Jos tehtävä on sopivan yksinkertainen sekä sisältää toistuvia vaihteita, automatisointia kannattaa harkita.

Digitalisaatio ja robotit tulevat korvaamaan ihmisen tekemää työtä ja osa työtehtävistä katoaa ajan myötä kokonaan. Ne kuitenkin myös luovat uusia mahdollisuuksia ja vaativat uudenlaista osaamista. Työ ei tule loppumaan, se vain muuttuu.