Virtuaaliconin järjestäminen

“Sattuneesta syystä” kesällä 2020 jouduttiin kaikki vähänkään suuremmat yleisötapahtumat perumaan. Monet siirtyivät suosiolla ensi vuoteen, mutta osa päätti myös järjestää jotain pienimuotoista yleisölleen virtuaalisesti jo tänä vuonna. Kirjoittajat olivat mukana järjestämässä virtuaalista Åconia ja Finnconia, ja toki seurasivat muutenkin aktiivisesti sitä, miten erilaisia virtuaalitapahtumia Suomessa ja maailmalla järjestettiin.

Kenelle?

Kuten “normaaliconiakin” järjestettäessä, ihan ensin pitää miettiä kuka on conin kohdeyleisö ja mitä he coniltaan – ehkä – haluavat. Åconin kohdalla tilanne oli helppo: Åcon on profiloitunut pieneksi, sosiaaliseksi coniksi, joka myy jäsenyyksiä, eli tiedettiin tarkkaan etukäteen kuinka monta jäsentä on ilmoittautunut ja vieläpä keitä he olivat. Koska Åcon on maksullinen osallistujilleen, vuoden 2020 jäsenmaksut siirtyivät suoraan seuraavaan vuoteen (toki rahat oli mahdollista saada takaisinkin), ja virtuaalinen Åcon oli vain bonusta jäsenille. Finnconin osallistujat taas lasketaan tuhansissa, eikä heistä ole mitään ennakkotietoja, ainoastaan aiempien conien kokemukset. Toisaalta Finnconista ei osallistujien myöskään tarvitse maksaa mitään, eli suurimittaisia maksujen siirtoja ei tarvinnut miettiä (Finnconin tukijäsenille tarjottiin mahdollisuus siirtää tukijäsenyys ensi vuoteen tai saada rahansa takaisin). Molempien conien kohdalla kansainvälisyys oli osatekijä, eli aikataulutuksessa ja ohjelmassa piti ottaa huomioon se, että kaikki osallistujat, tai edes järjestäjät Åconin kohdalla, eivät olleet Suomessa ja/tai puhuneet suomea.

Normaalioloissa Åconissa olisi ollut mahdollisuus ihailla Pommerniakin! Kuva vuoden 2019 conista.

Åconin kohdalla todettiin, että tärkeintä olisi tarjota mahdollisuus sosiaaliseen kanssakäymiseen sekä muutama kevyt ohjelmanumero. Finncon taas halusi keskittyä nimenomaan ohjelmaan, ja sen ohella toki tarjota sosiaalisuutta sekä virtuaalisen Taidekujan ja pienkustantamoille mahdollisuuden mainostaa kirjojaan. Nämä valinnat vaikuttivat merkittävästi sekä valittuun tekniikkaan että conin ohjelman rakentumiseen.

Åcon on normaalisti nelipäiväinen, mutta tällä kertaa päädyttiin vain “6h+jatkot” -lauantaitapahtumaan. Finncon taas piti ihan “normaalit” 2,5 päivää ohjelmaa, mutta vain yhdellä ohjelmalinjalla useamman sijaan. Varsinaisia ohjelmanumeroita Åconissa oli 4, Finnconissa taas parisenkymmentä – eli hieman enemmän kuin yhteen ohjelmalinjaan “normaaliaikataulussa” mahtuisi. Palautteessa olisi toivottu lisääkin ohjelmaa, mutta sen toteuttaminen vei järjestäjiltä paljon aikaa ja energiaa, eli tähän oli nyt tyytyminen. 

Millä tekniikalla?

Molemmat conit halusivat pitää tekniikkansa mahdollisimman vähän rekisteröitymistä vaativina ja osallistujille helppona. Tämän vuoksi esimerkiksi Facebook ohjelma-alustana karsiutui heti pois. Åconin kohdalla mietittiin useita eri vaihtoehtoja, mutta ruotsalaisen fandomin tarjottua omaa Zoomiaan käyttöön, päädyttiin ottamaan se pääasialliseksi alustaksi. Kunniavieras nauhoitti oman esityksensä etukäteen ja se tarjottiin jäsenille – ja myöhemmin muillekin – YouTuben streamin kautta. Zoomilla on omat huonot puolensa (niin kuin kaikilla muillakin), mutta se mahdollisti Åconin kokoiselle pienelle tapahtumalle sopivasti sosiaalisuuden break-out -huoneittensa avulla. VirtuaaliÅconiin osallistui noin kolmisenkymmentä henkilöä, eli kyse oli todellakin pienestä tapahtumasta (“normaali-Åconin” jäsenkatto on 100 henkeä, eli se ei ole isoimmillaankaan kovin iso).

Finncon taas päätyi pääasiallisesti YouTubeen, sillä pääpaino ohjelmassa oli esitysten jakaminen ja YouTubea voi seurata ilman rekisteröitymistä. YouTube mahdollisti myös kommentoinnin halukkaille ja monien esitysten pitäjät olivatkin omien esitystensä aikana “tavattavissa” YouTuben chatissa. Esitysten pitäjät olivat kaikki onneksi Euroopassa, eli aikaerot olivat järkevät – sama tilanne ei ollut tämän vuoden Worldconissa, joka järjestettiin Uudesta-Seelannista. Tämän lisäksi käytössä oli Suomalainen fandom -discord, jossa pystyi käymään vapaamuotoisempaa ja vähemmän julkista keskustelua.

Käytännössä muutamaa poikkeusta lukuunottamatta kaikki esitykset oli nauhoitettu etukäteen. Lähes kaikki esiintyjät olisivat halunneet pitää omansa livenä, koska se olisi mahdollistanut paremman yleisökontaktin (mikä onkin totta), mutta conin sujuvan etenemisen vuoksi päädyttiin etukäteisnauhoituksiin. Valintaa ei ollut kiva tehdä, mutta vastaavasti kaikki etenikin sitten kyllä lähes aikataulussa – mikä ei ole aina ihan sanottua live-esitysten kanssa, ne kun joskus tuppaavat venähtämään pitkiksi. Finnconilla oli käytössään studiotilat Tampereella, ja niitä hyödynnettiin välispiikkien tekemiseen – ja käytännössä ainoat tekniset ongelmat koettiinkin juuri live-tilanteissa, eli senkin puoleen ennakkonauhoitukset olivat turvallisempi ja toimivampi vaihtoehto.

VirtuaaliFinnconin juontajana toimi myös tiedeupseeri Minty!

Ohjelmasuunnittelua

Finnconin suhteen ohjelman suunnittelu ja kasaaminen oli jossain mielessä helpompaa ja jossain mielessä työläämpää kuin “perinteisen” conin. Jo aiemmin ohjelmaan ilmoittautumislomakkeet täyttäneistä valitsimme yhdessä sopivan kattauksen Finnconia edustavaa ohjelmaa. Sopivassa sekoituksessa oli siis paneeleja, esitelmiä, kirjallisuutta, mediaa ja muuta hauskaa, kunniavieraita, kirjailijoita ja faneja. Kullekin ohjelmatiimin jäsenelle tuli kontaktoitavaksi vain muutama ihminen tavallisen useamman kymmenen sijaan. 

Valitsimme ilmoittautuneista myös valmiita ohjelmaideoita, jotka olisi helppo toteuttaa videoina ja joiden osallistujat olivat jo alunperin suostuneet ohjelman videointiin. Kysyimme toki vielä erikseen lupaa julkaista videot myöhemmin Finnconin Youtube-kanavalla. Emme siis alkaneet etsimään toteuttajia tiettyihin ohjelmaideoihin tai kasaamaan paneeleja yksittäisistä ilmoittautuneista, kuten yleensä teemme. (No, yhtä paneelia yritimme kasata, mutta se jäi yrittämisen asteelle.)

Ohjelmakartan suunnittelu oli myös paljon helpompaa kuin tavallisesti, kun oli vain yksi ainut ohjelmalinja mietittävänä. Ohjelmanpitäjien mahdollisia aikataulukonfliktejakaan ei tarvinnut juurikaan ottaa huomioon, sillä heidän osallistumisensa keskusteluun ohjelman aikana oli täysin vapaaehtoista.

Hieman enemmän työtä vaati sitten videoiden jälkikäsittely ennen tapahtumaa. Ymmärrettävästi ohjelmanpitäjät käyttivät omia laitteitaan videoiden nauhoituksiin kukin tahollaan ja ne vaativat hieman yhdenmukaistamista. Ohjelmatiimimme tekniikkaorientoitunein henkilö sääti äänitasoja, poisti kohinaa, lisäsi tapahtuman grafiikoita videoihin ja yhdessä tapauksessa myös leikkasi erilliset videopätkät yhdeksi kokonaisuudeksi. Perinteisessä tapahtumassahan tällaista ei edes tarvitse miettiä, joten sillä tavoin virtuaalitapahtuma osaltaan lisäsi ohjelmatiimin työtä.

Eri coneilla on toki erilaisia ohjelmia muutenkin, ja se on näkynyt mukavasti virtuaaliconeissakin. Ropeconissa oli mukana tietenkin paljon pelimahdollisuuksia, Worldconissa taas monta yhtäaikaista ohjelmalinjaa ja esimerkiksi mahdollisuus tavata kirjailijoita pienissä kaffeklatsch-porukoissa. Tässä yhteydessä lienee hyvä mainita, että toisin kuin nämä kotimaiset tapahtumat, Worldconiin osallistumiseen oli melko reippaan kokoinen osallistumismaksu, mikä yhtäältä mahdollisti monia asioita, mutta toisaalta myös asetti paineita järjestäjille tarjota osallistujien rahoille vastinetta.

Mitä siellä tapahtui?

Åconissa oli tosiaan 4 toisistaan merkittävästi poikkeavaa ohjelmanumeroa: kunniavieras Tasha Suri luki otteita romaanistaan, tietokilpailu, yksi paneelikeskustelu sekä kirjallisuuspiiri. Kunniavieras osallistui myös oman ohjelmansa jälkeen keskusteluun Zoomissa ja vastaili kysymyksiin. Tämä oli erityisen mukavaa, ja oli hienoa, että hän sai aikatauluunsa mahdutettua virtuaaliconiin osallistumisen. Tietokilpailussa 6 osallistujaa kahtena joukkueena “pääsi” vastailemaan Åcon- ja Ahvenanmaa-aiheisiin kysymyksiin. Tämä oli toteutettu aika hauskasti siten, että toinen joukkue mietti yhdessä vastauksiaan Zoomin päähuoneessa ja toinen laitettiin aina break-out -huoneeseen pähkimään, eli joukkueet eivät kuulleet toisiaan, mutta yleisö kuuli aina toisen joukkueen mietelmät. Yleisön mukanaolo on aina ollut tärkeä osa Åconin tietokilpailuja, ja siitä ei haluttu nytkään tinkiä. Paneelikeskustelussa panelistit suosittelivat erilaista viihdettä, ja kirjallisuuspiirissä keskusteltiin ennalta sovitusta kirjasta.

Spekulatiivisen runouden suosituksia Åcon10:stä

“Varsinaisen ohjelman” rinnalla Zoomissa oli koko ajan myös menossa huonebileet sekä baaritila, jonne saattoi mennä juttelemaan ohjelman kuuntelun sijaan. Tämä muistutti hyvin paljon “normaalia” Åcon-tilannetta, jossa kavereiden tapaaminen on melkein conin tärkein asia. Huonebileet jatkuivatkin vielä useita tunteja conin varsinaisen ohjelman päätyttyä.

Finnconissa taas oli erilaisia esityksiä: oli “luentoja”, paneelikeskusteluita, Atorox & Nova -palkintojen jaot, kirjailijoiden uutuuskirjojen esittelyitä sekä tietenkin haastatteluita. Myös yhden musiikkivideon behind-the-scenes -näkymiin päästiin tutustumaan. Ohjelman tekemiseen osallistui lähes 50 ihmistä 5 eri maasta, eli monipuolisuutta oli hyvin mukana. Tapahtuman kaikki kunniavieraat (M.R.Carey, Diane Duane, Vesa Sisättö, Helena Waris sekä akateeminen kunniavieras Bodhisattva Chattopadhyay) olivat kaikki mukana ohjelmassa, ja monet heistä osallistuivat myös keskusteluun joko YouTubessa, Discordissa tai molemmissa. Finnconin ohjelmassa oli mukana sekä kirjallisuutta, kirjoittamista (perjantai oli perinteiseen tapaan Kirjoittajaperjantai) että muuta mediaa, ja tarkoitus olikin toimia nimenomaan maistiaisina siitä, mitä kaikkia sisältöjä Finnconissa yleensäkin on. Työpajat, naamiaiset ja lapsille suunnattu ohjelma jouduttiin valitettavasti tällä kertaa jättämään väliin, “normaalielämässä” niitäkin toki on.

Kokemuksia ja kommentteja?

Oliko tämä sama asia, kuin “oikea” con olisi ollut? No ei tietenkään. Syntyikö molemmissa tapahtumissa kuitenkin hyvää fiilistä ja yhteisöllisyyttä? Omien kokemusten ja saatujen kommenttien perusteella kyllä syntyi. Etenkin isommissa tapahtumissa on mahdotonta tarjota kaikille kiinnostavaa ohjelmaa ja aivan kaikille onnistunut kokemus, mutta pääosin palaute oli positiivista. Rakentava palaute oli sekin hyödyllistä, ja esimerkiksi ensi kesänä (toivottavasti) livenä Tampereella järjestettävään Finnconiin saatiinkin monia hyviä ehdotuksia jo nyt! Samoin opimme, että esimerkiksi Taidekujaa & myyntipöytiä pitää tapahtuman aikana markkinoida paljon agressiivisemmin: nyt niitä ei oikein löydetty, vaikka mielestämme yritimme niistä koko ajan mainita. Tätä voi siis selvästi parantaa. Samansuuntaista myyntipöytien löytämisen vaikeutta on, nettikeskusteluiden perusteella, nähty lähes kaikissa muissakin coneissa ympäri maailman, eli siihen pitää oikeasti panostaa enemmän. 

On kuitenkin ehdottomasti muistettava, että molemmat conit järjestettiin vapaaehtoisvoimin (kuten conit Suomessa yleensäkin), merkittävän stressaavassa maailmantilanteessa ja käytännössä nollabudjetilla, eli järjestäjiltä ei voi määränsä enempää tässäkääkään tilanteessa vaatia. Järjestäjän näkökulmasta virtuaalisen conin jälkeen oli aivan yhtä väsynyt kuin “oikeankin” conin – ja Finnconin ja Åconin jälkeinen väsymys on normaalistikin aivan erilaista – eli mitenkään erityisen helpolla ei tässä järjestäjänä päässyt. Pääasia oli kuitenkin tarjota osallistujille “edes jotain kivaa ja arjesta poikkeavaa” tällaisena poikkeuksellisena vuotena. Täydellisesti ei onnistuttu, mutta onnistuuko kukaan koskaan?