Conviikko-juttusarjan viimeisessä kirjoituksessa pohditaan syitä lähteä vapaaehtoiseksi coniin.

Ropecon 2019. Kuva: Yrjö Mäkinen

Olemme tämän juttusarjan puitteissa tutustuneet coneihin monesta eri näkökulmasta: pääjärjestäjän, vapaaehtoisen ja kävijän. Lisäksi olemme käsitelleet sitä, mitä iloa ja hyötyä coneista voi saada. Tässä kirjoituksessa yritän vakuuttaa teidät siitä, että coneihin kannattaa mennä, ja erityisesti siitä, että kannattaa lähteä mukaan järjestämään omaa suosikkitapahtumaansa.

Conit eivät pyöri ilman vapaaehtoisia

Ensimmäinen ja ehkä mielestäni tärkein syy lähteä mukaan järjestämään jotain tapahtumaan, oli se sitten vapaaehtoisena tapahtuman aikana tai ottamalla isomman vastuun conitean jäsenenä, on se, että yksikään tämän maan con ei pyöri ilman vapaaehtoisia. Myös maksulliset tapahtumat pyörivät vapaaehtoisvoimin – en tiedä yhtään tapahtumaa, joka pyörisi kokonaan palkatulla työvoimalla, enkä edes ole varma, onko Suomessa yhtään tapahtumaa, jolla on palkattua työvoimaa.

Jos kukaan ei vapaaehtoistu järjestämään tapahtumaa, tapahtuma ei yksinkertaisesti toteudu. Kävijöille harvoin näkyy se, miten toisinaan on hyvinkin täpärällä, löytyykö seuraavalle vuodelle ihminen, joka ottaa koko projektin vetääkseen, tai löytyykö coniteaan riittävästi väkeä, jotta järjestäjäporukka ei pala loppuun. Useimmat tapahtumat ovat onneksi sen verran vakiintuneita ja saavuttaneet niin ison järjestäjäkunnan, että jostain saadaan kaivettua joku muinainen coniitti, joka suostuu paikkaamaan äkillistä vajetta.

Tapahtuman aikana työskenteleviä vapaaehtoisiakin tarvitaan huomattava määrä. Muutaman tuhannen kävijän viikonlopputapahtuma tarvitsee useita kymmeniä ihmisiä työvoimaksi, jotta kaikki turvallisuudesta ohjelmaan ja kävijöiden opastamiseen pyörii jouhevasti. Tässäkin päästään monesti hyödyntämään kaveriverkostoa. Itse olen päätynyt sekä valvomaan ohjelmasalia että myyntipöydän taakse, koska olen sattunut seurustelemaan sopivan ihmisen kanssa ja tekijöistä on juuri siinä kohtaa ollut pulaa.

Jos tapahtuman pyörittäminen tuntuu liian raskaalta vastuulta, kannattaa miettiä, pystyisitkö tarjoamaan jotain tapahtuman ohjelmaan. Suurin osa ohjelmastakin järjestetään vapaaehtoisvoimin ja yleensä tapahtumiin haetaan ohjelmaa puolisen vuotta ennen tapahtuman järjestämistä. Ohjelmasta vastuussa olevat toivovat yleensä uusia ohjelmanpitäjiä ja uusia ohjelmaideoita; ohjelman pitäminen ei ole korvamerkattu niille, jotka ovat aiemminkin pitäneet ohjelmaa.

Tapahtuman järjestämisestä oppii valtavasti

Tapahtuman järjestäminen opettaa hyvin monenlaisia taitoja riippuen siitä, mihin tehtävään päädyt. Olen koulutukseltani äidinkielen opettaja, eli kielen ja kirjallisuuden ammattilainen. Olen kuitenkin conien ja muiden vapaaehtoistöiden puitteissa opetellut kirjanpitoa, suurtalousruuanlaittoa, markkinointia, tiedotusta ja vapaaehtoistyövoiman johtamista. Näistä taidoista on ollut hyötyä myös työelämässä, kun on pitänyt järjestää jotain opetusarjesta poikkeavaa tai kun olen välillä hakeutunut muunlaisiin töihin.

Vaikka tällä hetkellä teenkin pääasiassa opettajan töitä, kerään kaiken tapahtumakokemukseni osaksi ansioluetteloani. Koskaan ei tiedä, millaista kokemusta jossain työpaikassa kaivataan. Lisäksi vapaaehtoistyö on hyvä keino laajentaa osaamistaan oman ydinosaamisensa ulkopuolelle tai päästä syventämään jo olemassa olevaa osaamistaan.

Saa työkokemusta

Nyt vuosia työelämässä olleena aikuisena vapaaehtoistyöstä saatu työkokemus ei ehkä paina vaakakupissa kovin paljon, mutta varsinkin nuorempana kaikki työkokemus on hyödyllistä. Vapaaehtoistoiminta osoittaa positiivista asennetta ja halua oppia ja tehdä. Tähän asti olen saanut kaikista vapaaehtoistöistäni myös työtodistuksen, joten kokemusta voi hyvin käyttää hyödyksi työnhaussa.

Vapaaehtoistöissä kerätty työkokemus voi olla myös hyödyksi, jos lähtee vaihtamaan alaa tai opiskelemaan. Kovin monella muulla tavalla ei pääse kerryttämään kokemusta oman alansa ulkopuolelta.

Finncon 2019. Kuva: Yrjö Mäkinen

Tapahtuman järjestäjä pääsee vaikuttamaan siihen, miltä tapahtuma näyttää

Monille meistä lienee tuttu ajatus siitä, että tekijän kädenjälki näkyy tämän työssä. Sama pätee myös tapahtumiin. Jos toivot tapahtumaan tietynlaista ohjelmaa, kannattaa itse tarjoutua pitämään se. Jos sinulla on hyvä idea oheistoiminnasta, ilmoittaudu vapaaehtoiseksi järjestämään. Jos huomaat, että vuodesta toiseen jokin asia on vinksallaan, vapaaehtoistu korjaamaan asia.

Monesti syy jonkin ohjelman poisjäämiseen, uusien ideoiden puutteeseen tai muihin ongelmiin ei ole se, että järjestäjät olisivat kalkkiutuneita ja muutosvastarintaisia – heillä saattaa olla jo ennestään kädet täynnä muita vähintään yhtä kiireellisiä tehtäviä. Myöskään pitkään toistuneen ohjelman jääminen pois ei välttämättä ole kannanotto suuntaan tai toiseen. On hyvin mahdollista, että ohjelmaa aiemmin pitäneet vapaaehtoiset eivät syystä tai toisesta ole tarjonneet ohjelmaa tänä vuonna. Asiasta kannattaa kysyä ja ehdottaa, että voisit itse paikata ohjelmanpitäjänä.

Lisää ymmärrystä ja anteeksiantoa ongelmatilanteissa

Kun on itse ollut mukana järjestämässä jotain tapahtumaa, ymmärtää paremmin, miksi asiat tehdään tapahtumissa tietyllä tavalla ja on myös anteeksiantavaisempi, jos jokin asia ei ole kävijän näkökulmasta täydellistä. Uskon, että kaikki tapahtumia järjestävät haluavat tarjota kävijöille parhaan mahdollisen con-elämyksen. Erinäisistä syistä tässä ei kuitenkaan aina onnistuta.

Olen lukuisia kertoja ollut tilanteessa, jossa kuuntelen toisen ihmisen avautumista siitä, miten jossain tapahtumassa jokin asia epäonnistui tai jonkin tapahtuman järjestäjät ovat pilanneet tapahtuman muuttamalla jotain hänen mielestään oleellista osaa tapahtumasta. Yritän tällöin ystävällisesti ehdottaa, että olosuhteet ovat saattaneet olla sellaiset, että ratkaisu on paras mahdollinen. Olen jopa kerran joutunut lähes riitaan sen takia, että yritin selittää erään tapahtuman nyt vain vaativan melkoisen isot ja tietynlaiset tilat eikä Suomessa ole kovin paljon vaihtoehtoja, jos haluaa järjestää usean tuhannen hengen tapahtuman tietyllä alueella ja tarvitsee useita isoja saleja tai kymmeniä pieniä tiloja.

Vaikka en missään nimessä osallistu kaikkien Suomessa järjestettävien tapahtumien järjestämiseen, on vuosien saatossa tuttaviini ja kavereihini kertynyt huomattavia määriä ihmisiä, jotka puuhaavat kuka minkäkin tapahtuman parissa. Erilaiset keskustelut ja somepäivitykset ovat avanneet silmäni kaikelle sille, mitä tapahtuman kulisseissa voi tapahtua. Siksi yritän yleensä suhtautua ymmärtäväisesti erilaisiin ongelmiin ja tehdä kävijänäkin oman osuuteni sen eteen, että tieto ongelmista välittyisi oikealle taholle.

Pääsee tapahtuman kulisseihin ja järjestäjien bileisiin

Koska tapahtumien pyörittäminen lepää vapaaehtoisten harteilla, useimmat tapahtumat haluavat pitää hyvää huolta vapaaehtoisistaan. Monissa tapahtumissa on kävijöistä rajattuja tiloja, joihin tapahtumaa järjestävillä vapaaehtoisilla on pääsy. Yleensä vapaaehtoisille tarjotaan ainakin jokin paikka levähtää tapahtuman hälinässä – osassa tapahtumissa saattaa vapaaehtoisille olla tarjolla välipalaa tai jopa lämmin ruoka.

Samasta syystä monet tapahtumat järjestävät tapahtuman jälkeen vapaaehtoisille kiitosbileet, joissa eri tehtävissä tapahtuman aikana olleet pääsevät hengaamaan yhdessä ja tutustumaan toisiinsa rennommissa merkeissä. Jonkin verran yhteishengen nostatusta saattaa olla tarjolla myös ennen tapahtumaa ainakin niille, jotka ovat mukana järjestämisessä jo ennen tapahtumaa.

Saa paljon uusia ystäviä, kavereita ja tuttavia

Tapahtuman järjestäjänä ja vapaaehtoisena työskentelet monen uuden ihmisen kanssa ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana. Näitä ihmisiä tapaa usein myös muissa tapahtumissa pitkin vuotta. Osasta tulee parempia kavereita tai ystäviä, toisten kanssa on mukava vaihtaa muutama sana tavatessa.

Itse olen tapahtumajärjestämisen kautta luonut hyvin monenlaisia kontakteja. Tunnen nyt ihmisiä, joilta voin kysyä apua moniin eri aloihin liittyvissä asioissa, ja tarvittaessa keksin aina jonkun, joka tietää, miten jokin asia pitäisi tehdä. Olenpa saanut näiden kontaktien kautta scobyn, jolla olen harjoitellut kombuchan tekemistä.

Apua, en osaa mitään, en tunne ketään, ei kukaan halua minua mukaan!

Höpsis. Jos sinulla on pää jotakuinkin hartioiden välissä, hengität ja sinulla on ehkä jonkinlainen toimiva raaja, löytyy varmasti jotain, missä voit olla hyödyksi. Tapahtuman järjestämiseen liittyy hyvin paljon kaikennäköistä, joten jos et itse tiedä, missä voisit olla avuksi, kannattaa rohkeasti laittaa järjestäjille viestiä, kertoa hieman itsestään ja vaikka muista harrastuksistaan ja työkokemuksestaan. Järjestäjät tietävät kyllä, millaisia tehtäviä heillä on tarjolla ja millaista henkilöä tehtävään kaivataan.

Ei myöskään haittaa, ettei tunne ketään. Menemällä mukaan tutustuu ihmisiin. Seuraavana vuonna tunnetkin jo paljon ihmisiä.

Ei myöskään ole totta, että kukaan ei haluaisi sinua mukaan. Voi olla, että tiedät ihmisiä, jotka tekevät vapaaehtoistöitä, mutta kukaan ei ole pyytänyt sinua mukaan. Yleensä ihmiset eivät osaa arvata, että joku muukin saattaisi haluta mukaan. Heitä saattaa itseään pelottaa, että muut kokevat jatkuvan vapaaehtoistyön tuputtamisen kuormittavana tai ärsyttävänä.

Itse olen hyvä osoitus siitä, että mukaan pääsee, jos vain uskaltaa avata suunsa. Olin jo pidempään ollut kiinnostunut ottamaan vastuullisempaa roolia conin järjestämisessä, ja kun aloimme keskustella seuraavan pääkaupunkiseudun Finnconin järjestämisestä, avasin suuni ja ilmoittauduin vapaaehtoiseksi toimimaan pääjärjestäjänä, jos joku muu lähtee tekemään conia kanssani. Sattumalta myös kaksi kaveriani oli pohtinut lähtevänsä järjestämään tapahtumaa ja pyysi minut sitten kolmanneksi järjestämään tapahtumaa kanssaan. Kannattaa siis avata suunsa!