Conien ohjelmalehtiä. Kuva: Elisa Wiik

Koska suurin osa Suomessa järjestettävistä coneista tehdään vapaaehtoisvoimin, coneissa kävijöille sekä ns. suurelle yleisölle ei ole välttämättä selvää, mitä kaikkea tarvitaan kokonaisen coniohjelmiston toteuttamiseen. Siispä käsittelen tässä bloggauksessa ohjelmatiimin työskentelyä erilaisten kysymysten kautta, joita voi tulla mieleen, jos conityöskentely ei ole tuttua.

Olen vuosien varrella ollut järjestämässä kahdeksaa Tampere Kupliita, kolmea Finnconia, yhtä Worldconia ja Archipelaconia. Näissä kaikissa olen ollut mukana ohjelmatiimissä ja kirjoitan aiheesta lähinnä Tampereen Finnconien ja Tampere Kupliin näkökulmasta. En siis voi väittää, että kaikissa coneissa asiat hoidetaan samaan tapaan, mutta yhtymäkohtia varmasti on muihinkin tapahtumiin.

Mitä kaikkea ohjelmatiimin työskentelyyn kuuluu:

Ohjelmatiimi kokoustaa säännöllisesti, brainstormaa ohjelmaideoita, laatii ohjelmailmoittautumislomakkeen, vastailee sähköposteihin, vastailee ohjelmaan ilmoittautuneille ja tekee valinnat siitä, ketkä pääsevät ohjelmaan. Usein tiimi myös kokoaa paneeleita ilmoittautuneista, ehdottaa ideoita osallistujille ja haalii haastattelijoita. Sen jälkeen tiimi tekee alustavan ohjelmakartan, joka lähetetään kaikille osallistujille hyväksyttäväksi. Usein tässä vaiheessa karttaan tulee vielä muutoksia, kun ehdotettu aika ei välttämättä sovikaan syystä tai toisesta. Tiimi myös toimittaa ohjelmalehden materiaalit taittajalle.

Itse olen lisäksi huomannut, että ohjelman seuraaminen sekä omassa että muiden coneissa on hyödyllistä. Ohjelmaa seuraamalla huomaa, ketkä sopivat yhteen paneeleissa, ketkä ovat hyviä paneelinvetäjiä, keitä ei kannata aikatauluttaa aamuun, mikä aihe vetää väkeä, mistä aiheesta voisi kysyä ohjelmaa seuraavaan coniin ja minkä ohjelman voisi vetää kokonaan uusintana toisessa tapahtumassa. On myös erityisen palkitsevaa nähdä, kun joku kokoamansa paneeli onnistuu yli odotusten, kuten kävi Helsingin Worldconissa Steven Universe -paneelin suhteen. Paneelissa itkettiin, naurettiin sekä laulettiin ja paneeli päättyi koko yleisön ja paneelistien yhteislauluun.

Saako ohjelmatiimi palkkaa:

Ei, ainakaan faneilta faneille -tyyppisissä coneissa. Ei edes yleensä siinä tapauksessa, että conissa on pääsymaksu, kuten Archipelaconissa ja Worldconissa. Kaupalliset conit ovat varmaankin asia erikseen, mutta sellaisia en ole ollut koskaan mukana tekemässä.

Conien järjestäminen Suomessa on yleensä täysin vapaaehtoishommaa, jota tehdään töiden, opiskeluiden ja muiden harrastusten ohessa. Tämän takia joskus voi tulla kömmähdyksiä tai unohduksia, mutta aina yritämme parhaamme!

Miksi kaikki kivat ohjelmat menevät aina päällekkäin:

Ohjelmakartan suunnittelua Post it -lappujen avulla. Kuva: Mikko Seppänen.

Ohjelmakartan kokoaminen on ohjelmatiimin isoin työsarka ja se onkin aikamoista palapelin kokoamista. Ohjenuorana olemme pitäneet sitä, että samantyyppisten ohjelmanumeroiden aikatauluttamista samaan aikaan yritetään välttää viimeiseen asti, mutta silti siinä ei aina onnistuta. Rajoitteita aiheuttavat tilavarauksen kellonajat, käytettävissä olevat huoneet ja niiden tekniikka, yksittäisten ohjelmien kesto sekä ohjelmanpitäjien omat aikataulut. Osa ohjelmanpitäjistä on paikalla vain tiettynä päivänä, osalle ei sovi kuin tietty kellonaika ja osa on useassa ohjelmassa mukana conin aikana.

Miksi ohjelma X on liian pienessä / liian isossa salissa:

Ohjelmatiimi tekee karttaa laatiessaan sivistyneitä arvauksia siitä, mikä ohjelma vetää yleisöä minkäkin verran. Arvauksiin vaikuttaa ohjelman aihe, ohjelmanpitäjät, mitä on samaan aikaan muissa saleissa ja  miten samantyyppiset ohjelmat ovat vetäneet aikaisempina vuosina väkeä. Salivalintoihin vaikuttaa myös toki ohjelman vaatima tekniikka sekä ohjelmanpitäjien aikataulut. Joskus arvaukset menevät totaalisen pieleen ja asialle ei välttämättä conin aikana voi tehdä enää mitään. Silloin tällöin on mahdollista vaihtaa ohjelma isompaan saliin, jos tunkua olisi yli äyräiden, mutta aina se ei ole toteutettavissa oleva vaihtoehto.

Miksi ihminen X ei ole ohjelmassa:

Jos ihminen X ei ole ilmoittautunut ohjelmaan, emme voi tietää, että hän haluaisi olla ohjelmassa. Toki aina jonkin verran tiimi voi kysellä erikseen tuttuja tyyppejä tai aivan uusia ihmisiä mukaan ja näin usein tapahtuukin. Se kuitenkin vaatii aikaa, aivokapasiteettia ja yhteystietoja. Joskus kaikkia kolmea on enää niin huonosti saatavilla, että joku hyvä tyyppi saattaa jäädä ohjelmasta pois.

Miksi aiheesta X ei ole ohjelmaa:

Sitä ei ole ehdotettu tai se ei ole tullut ohjelmatiimille mieleen. Joskus käy myös niin, että aivan mahtavaa aihetta ON ehdotettu, mutta tiimi ei ole löytänyt sille toteuttajaa. Varmin tapa nähdä tietty aihe ohjelmassa onkin siis ilmoittautua itse pitämään siitä ohjelmaa.

Miksi ihminen X on aina ohjelmassa:

Koska coniohjelmien tekijöille ei yleensä ole varaa maksaa esiintymispalkkioita, ihanat ihmiset tekevät sitä rakkaudesta fandomiin. Ohjelmatiimillä saattaa olla luottoesiintyjiä, jotka tulevat tekemään ohjelmaa mielellään, voivat puhua monesta asiasta ja ovat viihdyttäviä kuunnella. Heistä kannattaa pitää kiinni, mutta myös muistaa että samoja ihmisiä ei kannata ylikuormittaa.

Miksi ohjelmavänkäreitä tarvitaan:

Eri conien coniteabadgeja. Kuva: Elisa Wiik

Vaikka tämä asia meneekin työvoiman alle, on tästäkin asiasta hyvä olla tietoinen. Ohjelmavänkärit pitävät huolta siitä, että pöydässä on vesikannu ja puhtaita laseja, että ohjelma alkaa ja päättyy ajallaan ja laskevat paikallaolevat yleisön jäsenet. Yleisömäärien laskeminen auttaa kovasti seuraavien conien ohjelmasuunnittelussa.

Vaikka joskus voi tuntua siltä, että ohjelmanpitäjä osaa pitää itse huolta ajankäytöstään, ovat ohjelmavänkärit erittäin tärkeitä. He vähentävät sekä ohjelmatiimin että esiintyjien jännitystä ja stressiä siitä, että mitä jos jotain menee pieleen. He voivat soittaa paikalle apua, jos sellaista tarvitaan ja antavat ohjelmanpitäjille tunteen siitä, että heistä huolehditaan. Ohjelmavänkärin työ on siis oikeastaan asiakaspalvelua, jolla turvataan ohjelmanpitäjien sekä yleisönkin viihtyvyys.

Miksi sunnuntaisin on vähemmän ohjelmaa:

Sunnuntaisin salivaraus loppuu yleensä muutaman tunnin aikaisemmin kuin lauantaina, mutta asiaan vaikuttavat muutkin tekijät. Osa ohjelmanpitäjistä on paikalla vain lauantaina, joten heidät on pakko aikatauluttaa lauantaille. Osa yleisöstäkin tulee vain yhdeksi päiväksi paikalle, jolloin sunnuntaisin on myös vähemmän yleisöä. Ja tämä voi johtaa ikävään noidankehään: sunnuntaisin on vähemmän ohjelmaa, koska sunnuntaisin on vähemmän yleisöä, koska sunnuntaisin on vähemmän ohjelmaa. Jos siis haluat tukea lempiconiasi, tule paikalle koko viikonlopuksi, jos vain voit! Ja jos haluat olla maailman ihanin ohjelmanpitäjä, ehdota ohjelmaasi sunnuntaiksi!

Jos jokin asia jäi vielä askarruttamaan ja vaille vastausta, kommentoi niin vastaan parhaani mukaan!