Suomalaiset ovat kirjastokansaa. Isoilla ja pienillä on kokemuksia siitä, kuinka kirjastosta haetaan lukemista niin oppimismielessä kuin omaksi iloksi. Mutta mistä kirjastokirjat tulevat, minne ne menevät ja mitä niille tapahtuu matkanvarrella? Siihen yritän antaa joitakin vastauksia tänään.

Tässä kirjoituksessa on keskitytty yleisiin kirjastoihin ennen kaikkea oman asiantuntemukseni ja kirjoituksen selkeyden vuoksi. Oppilaitos- ja erikoiskirjastoissa sekä tieteellisissä kirjastoissa kirjan elinkaaressa on paljon yhtymäkohtia, mutta myös selkeitä eroja myös. Samasta syystä kirjoitus on rajattu kaikista aineistoista ainoastaan kirjoihin. Jos lukiessa herää kysymyksiä näiden rajausten ulkopuolelta, voi niitä vapaasti esittää kommenteissa.

Mistä kirjat tulevat

Kustantamojen kirjakatalogeja syksyltä 2013.

Kirjat eivät ilmesty kirjastoon tyhjästä tai omia aikojaan. Kirjan elinkaari kirjastossa alkaa aina aineistovalinnasta ja -hankinnasta. Vuosittain Suomessa julkaistaan tuhansia kirjoja (vuonna 2005 yhteensä 13 700). Vain harvalla kirjastolla on niin suuri hankintabudjetti, että tällaisen kirjamäärän hankkiminen olisi edes teoriassa mahdollista. Toisaalta yleisissä kirjastoissa ei myöskään ole käytännössä koskaan järkevää pyrkiä hankkimaan kaikkia mahdollisia nimekkeitä ilman erillistä harkintaa.

 Kirjastojen aineistovalinnan ohjenuorana toimii kirjaston kokoelmapolitiikka. Siinä on määritelty, millainen kirjaston kokoelman tulisi olla. Hyvä esimerkki kirjaston kokoelmapolitiikasta on Kaarinan kaupunginkirjaston kokoelmapolitiikka, jossa on selkeästi määritelty, mitkä ovat kokoelmien painopisteet ja mitä asioita eri yksiköissä painotetaan. Yleisemmällä tasolla voisi sanoa, että aineistovalinnalla pyritään vastaamaan alueelliseen kysyntään sekä rakentamaan riittävän kattava ja monipuolinen kokoelma. Eri kirjastoissa voi siis olla tarve hyvin erilaisille hankinnoille ja linjavedoille esimerkiksi alueen väestörakenteen vuoksi.

Eri kirjastoissa ympäri maata on luultavasti kymmeniä erilaisia aineistovalinnan järjestämistapoja. On kirjastoja, joissa koko henkilökunta saa osallistua aineistovalintaan vai vähintään ehdottaa valittavaa aineistoa, sekä kirjastoja, joissa valinta on tiukasti keskitetty pienille ryhmille tai eri aihealueista vastaaville henkilöille. Mikään tapa ei lähtökohtaisesti ole toista parempi.

Kuten kunnallisella puolella on tapana, kilpailutetaan kirjastojen aineistohankinta muutaman vuoden jaksoissa. Kunnankirjastot voivat toteuttaa kilpailutuksen joko itsenäisesti tai yhdessä muiden kirjastojen kanssa. Melko yleistä on, että keskenään yhteistyötä tekevät kirjastot eli kirjastokimpat kilpailuttavat aineistohankintansa yhdessä.

Kirja-aineiston toimittajina eivät tyypillisesti toimi suuren yleisön tuntemat kirjakaupat kuten Suomalainen kirjakauppa tai Akateeminen kirjakauppa. Kolme merkittävää kirjoja kirjastoille välittävää yritystä ovat tällä hetkellä BTJ Finland, Kirjavälitys ja Booky. Kaikki nämä yritykset toimittavat laajasti kirja-aineistoa eri kielillä sekä paikoitellen muuta aineistoa. Lisäksi on useita muita yrityksiä, joiden kautta saatetaan tilata esimerkiksi kirjallisuutta harvinaisemmilla kielillä tai muita kuin kirja-aineistoja.

Etenkin kirja-aineisto tilataan kirjastoihin yleensä jo hyvissä ajoin ennen kirjojen varsinaista julkaisuajankohtaa. Suurten kotimaisten kustantamojen osalta tilaukset tehdään tyypillisesti jo kirjojen ilmestymistä edeltävänä keväänä tai syksynä, kun kustantamojen seuraavan sesongin katalogit julkaistaan. Pienempien kustantamojen osalta tilaukset tehdään usein jonkinlaisten toimittajan koostamien listojen pohjalta. Esimerkiksi pienemmässä kirjastossa, jossa kirjat tilataan BTJ:n kautta, suurien kustantamojen julkaisut tilataan puolivuosittain kustantamojen katalogien pohjalta ja pienempien kustantamojen julkaisut puolestaan säännöllisin väliajoin julkaistavasta BTJ:n omasta katalogista. Tilausten käytännönjärjestelyt voivat kuitenkin vaihdella kirjoja välittävän tahon sekä tilaajakirjaston sopimuksen mukaan.

Kirja saapuu kirjastoon

Usein asiakkaat kysyvät, miksi joku juuri julkaistu kirja ei vielä ole kirjastossa lainattavissa, vaikka se jo löytyy kirjakauppojen hyllyiltä. Tähän vaikuttavat monet asiat. Ensimmäinen ja kenties ilmeisin syy tähän on, että kirjat eivät saavu kirjastoon ennen niiden virallista julkaisuajankohtaa. Viive kirjan julkaisusta sen saapumiseen voi olla muutamia päiviä tai useita viikkoja. Yleensä etenkin suositut uutuuskirjat saadaan kirjastoihin kuitenkin melko nopeasti. Aineiston toimittajat lähettävät uutta aineistoa kirjastoihin yleensä vähintään kerran viikossa, mutta suurissa kirjastoissa lähetyksiä voi tulla jopa päivittäin.

Kirjan luettelointitiedot Prosse-verkkokirjastosta.

Vaikka kirja saapuisi kirjastoon miltei välittömästi julkaisun jälkeen, ei sitä kuitenkaan voida suoraan viedä hyllyyn asiakkaiden saataville. Kirjastohenkilökunnan on tehtävä useita valmistelevia toimenpiteitä ennen kuin kirja on lainauskunnossa. Tärkeimpiä näistä on teosten luettelointi ja niteiden vienti kirjastojärjestelmään. Luettelointi tarkoittaa kirjaston aineistoon liittyvien tietojen kirjaamista kirjastotietokantaan voimassaolevia kuvailusääntöjä ja formaatteja noudattaen. Se pitää sisällään niin nimeke-, tekijä- ja julkaisutietojen ja fyysisten ominaisuuksien kirjaamisen kuin teoksen sisällön kuvailun. Luettelointi on aikaa vievä ja tarkkuutta vaativa prosessi, jonka tavoite on mahdollistaa aineiston löytyminen monilla eri tavoilla hakien. Kasvava joukko kirjastoja ostaa osan aineistonsa luettelointitiedoista valmiina BTJ Finlandilta. Tämä on vähentänyt luettelointiin kuluvaa aikaa, mutta myös valmiiksi luetteloidun aineiston luettelointitiedot on aina tarkistettava ja täydennettävä paikallisten sääntöjen mukaisesti. Esimerkiksi hyllyluokan lopullinen valinta tehdään aina paikallisesti.

Nimekekohtaisesti tapahtuvan luetteloinnin ohella jokainen yksittäisen nide pitää identifioida ja rekisteröidä kirjastojärjestelmään. Jokaiselle niteelle annetaan oma nidetunnus, joka löytyy sekä tietokannasta että kirjaan kiinnitettävästä tunnistetarrasta. Tyypillisesti tunnistetarra on viivakooditarra, mutta joissakin kirjastoissa on otettu käyttöön myös radiotaajuinen etätunnistus eli RFID-tunnisteet.

Tärkeä osa lainausta edeltävää prosessia on myös kirjan fyysinen valmistelu lainausta varten. Käytännössä kaikki yleiset kirjastot päällystävät lainattavat kirjat kontaktimuovilla, sillä muovitetut kirjat kestäisivät kulutusta huomattavasti muovittamattomia paremmin. Ainakin suurimmat kirja-aineiston toimittavat yritykset tarjoavat nykyään myös muovituspalvelua, jonka ostamalla kirjasto saa kirjansa valmiiksi muovitettuina. Kaikki kirjastot eivät kuitenkaan osta tätä palvelua, vaan muovittavat kirjansa itse.

Erilaisia signum-tarroja.

Oikeasta hyllypaikasta kertova signum-tarra liimataan yleensä kirjan selkään tai (mikäli selkä on tarralle liian kapea tai muuten epäsopiva) taka- tai etukanteen. Signum-tarrasta löytyvien tietojen määrä vaihtelee kirjastoittain, mutta siinä kerrotaan aina vähintään kirjan hyllyluokka, jotta kirjan hyllyttäminen olisi mahdollista ja mahdollisimman helppoa. Kunnan- tai kaupunginkirjaston sekä mahdollisen kirjastokimpan koosta riippuen signum-tarrassa tai muualla kirjan kannessa kerrotaan, minkä kirjaston omaisuutta kirja on. Erillisillä tarroilla voidaan myös kertoa, että kirja hyllytetään luokituksesta poiketen, esimerkiksi kaunokirjallisuuden genren mukaan. Lisäksi kirjastosta riippuen kirjat merkitään leimaamalla tai muuten kirjaston omaisuudeksi. Kaikkien näiden vaiheiden jälkeen kirja on yleensä valmis lainaukseen.

Lainauskierrossa

Tavallisille kirjastonkäyttäjille tutuin vaihe kirjan elämästä on lainauskierto. Kirjaa siis lainataan, palautetaan, varataan ja hyllytetään. Lisäksi, mikäli kirjan kotikirjasto on osa suurempaa kirjastokimppaa tai kunnan- tai kaupunginkirjastoa, saattaa se viettää aikaa myös kuljetuslaatikoissa matkalla kirjastosta toiseen. Kirjastologistiikassa pääkaupunkiseudun Helmet-kirjastokimpassa on kirjoitettu Helsingin Sanomissa 18.2.2013 (Kirjat kulkevat Helsingin yössä).

Matkan varrella kirja saattaa myös kerätä itseensä kolhuja tai hajota. Tällöin harkitaan kirjan korjaamista. Korjauksia tehdään yleensä silloin kun kyse on pienistä vioista tai vioista, joiden korjaaminen ei vie erityisen pitkää aikaa. Vaikeampiin korjauksiin ei ryhdytä yhtä herkästi, koska kirjan arvoon nähden ne saattavat viedä suhteettoman paljon työaikaa. Lisäksi kirjojen korjaaminen on erityistaito, jonka hallitsevat yhä harvemmat kirjastoammattilaiset. Korjausaktiivisuudessa on siis suuria paikallisia eroja.

Pois kirjastosta

Loppuun luettu Karvinen.

Mikään kirja ei säily kirjaston kokoelmissa ikuisesti. Paitsi että kirjoja poistuu niiden katoamisen ja hajoamisen myötä, tehdään kirjastoissa myös aktiivista kokoelmien karsimista. Keskeinen syy tähän ovat luonnollisesti kirjastojen tilojen rajallisuus, mutta yhtä lailla merkittävä syy poistojen teolle on kokoelmien pitäminen tuoreena, ajantasaisena, kiinnostavana ja sopivan kokoisena. Yksinkertaistettuna kirjojen fyysisen kunnon ohella keskeisiä syitä poistoille ovat kirjojen kysyntä, mahdolliset päällekkäisyydet kokoelmissa sekä kirjojen sisältämän tiedon paikkansapitävyys. Poistamisen tukena käytetään yleensä sekä tilastollisia välineitä että ammattilaisen tapauskohtaista harkintaa. Hyvä nyrkkisääntö poistojen suhteen on, että kokoelmista, joiden koko on tiloihin nähden oikea, tulisi poistaa vuosittain yhtä paljon niteitä kuin uusia hankitaan.

Kun kirja on päätetty poistaa, on olemassa useita vaihtoehtoja sille, mitä niteelle tehdään. Useimmat kirjastot harrastavat poistokirjamyyntejä, joissa poistettuja niteitä myydään halpaan hintaan asiakkaille. Läheskään kaikki poistetut kirjat eivät kuitenkaan päädy poistomyynteihin. Heikoimmassa kunnossa olevat kirjat päätyvät yleensä paperinkeräykseen samoin kuin kirjat, joiden ei uskota kiinnostavan enää ketään.

On kuitenkin myös kirjoja, jotka saatetaan arvioida yksittäisen kirjaston näkökulmasta tarpeettomaksi, mutta joiden nähdään olevan säilyttämisen arvoisia laajemmassa mielessä. Tällöin aineisto voidaan varastoida joko paikallisesti tai kansallisella tasolla. Esimerkiksi Helmet-kirjastokimpalla on yhteinen kirjavarasto Pasilan kirjaston yhteydessä, minne eri kirjastot voivat lähettää niteitä, jotka ovat Helmet-kirjastojen viimeisiä kappaleita.

Kansallisella tasolla kirja-aineiston varastoinnista vastaa Kuopiossa toimiva varastokirjasto. Varastokirjaston tehtävä on vastaanottaa, säilyttää ja asettaa saataville suomalaisista kirjastoista siirrettävää aineistoa. Käytännössä kirjastot voivat lähettää varastokirjastolle aineistoa, jota sen kokoelmissa ei vielä ole ja toisaalta tilata varastokirjastosta löytyvää aineistoa sitä tarvitseville asiakkailleen maksutta.

Suunnilleen tältä siis näyttää kirjan elämänkaari kirjastossa. Vaiheita on monia, mutta tärkein kaikista on lainaava asiakas ja kirjan hänelle tuoma ilo ja tieto. Siksi myös kirjastohenkilökunta haluaa nähdä vaivaa kirjojen eteen.